ישיבת ההיערכות התקיימה בראשות המושל הצבאי המחוזי של מחוז צ'רקס מר איגור טאבורץ. בישיבה השתתפו ראש עיריית אומן הגב' אירנה פלנטובה, יו"ר איחוד ברסלב הרב נתן בן נון, סגן וממלא מקום המושל הצבאי אלכסנדר שמראי, סגן יו"ר מועצת העיר, ראשי מינהל השלטון המחוזי והאזורי, חברי המועצה המקומית לצד נציגי רשויות החירום השונות הנערכים לשרת את כלל משתתפי קיבוץ ראש השנה תשפ"ה.
במהלך הישיבה המורחבת סקרו המשתתפים מהרשויות השונות בהרחבה את כלל ההכנות של הגופים השונים המלווים את ההיערכות לקראת הגעת הרבבות מכל רחבי העולם.
הרב נתן בן נון הדגיש בפני המשתתפים את ההכרח לצמצם ככל הניתן את הדרישות הבירוקרטיות כדי להקל על ציבור המתפללים העוברים טלטולי דרכים קשים מאד בדרכם לאומן.
יו"ר איחוד ברסלב הרב נתן בן נון אמר בסיום הפגישה כי "בס"ד לאחר היערכות אינטנסיבית של כמה חודשים אנו זוכים לברך על המוגמר כשרוב ההיערכות בשטח כבר בוצעה בהצלחה ורחובות אומן ממתינים לקראת הגעת ההמונים".
